Các mặt hạn chế của hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp nên lưu ý

(Website nhà tài trợ: công ty kiến trúc nhà)
Các DN nhỏ và vừa thường chậm trong việc tiếp cận công nghệ, ngại thay đổi. Mặc dù đã biết ưu điểm của hóa đơn điện tử nhưng nhiều DN do số lượng sử dụng không nhiều và số lượng hóa đơn giấy in còn rất nhiều trong kho nên vẫn còn đang “nghe ngóng” lộ trình chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế. Hiện giờ thói quen sử dụng tiền mặt của người dân cũng là một hạn chế, dẫn tới hóa đơn điện tử “chậm” được áp dụng và triển khai trên quy mô lớn.

Áp dụng hoá đơn điện tử, có nghĩa là DN phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của DN.

Thêm vào đó, DN sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; DN cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ… Lợi ích áp dụng hóa đơn điện tử là rất rõ nhưng hiện tại chi phí áp dụng vẫn cao hơn nhiều so với việc DN tự in hóa đơn, đó là lý do đầu tiên DN không lựa chọn.

Bên cạnh đó, hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, hóa đơn điện tử chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải DN nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin - viễn thông. Không có nhiều DN cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, từ các thành phố lớn tới địa bàn huyện, xã...

Để có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, một trong những điều kiện mà các DN phải có được chính là hệ thống máy móc và trang thiết bị đảm bảo cho việc vận hành và sử dụng hóa đơn này. Ngoài ra, còn phải có một hệ thống nhân lực với trình độ cao để có thể sử dụng. Đó là chưa kể đến sự phụ thuộc hoàn toàn vào máy móc khi có sự cố mắt điện hay hệ thống lỗi, hoặc mất tín hiệu internet thì các DN sẽ gặp vấn đề với loại hình hóa đơn này. Như vậy, việc chậm trễ trong việc xuất hàng hóa và ảnh hưởng tới công việc kinh doanh là điều rất dễ xảy ra.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ dẫn đến nhiều vấn đề mà DN chưa biết cách xử lý, đặc biệt, đối với ngành nghề chuyên về vận chuyển. Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn để trình cơ quan chức năng kiểm tra trên đường, như vậy khi dùng hóa đơn điện tử, DN không biết lấy hóa đơn nào để xuất trình. Đó là chưa kể các chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn giấy rất mất thời gian.

Ngoài ra, theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử khắt khe và phức tạp hơn nên việc triển khai chậm hơn. Hóa đơn điện tử chạy bằng phần mềm phải có chứng thư kĩ thuật số, hạ tầng ngành Viễn thông cũng như các điều kiện khác từ phía các DN, như phải kết nối cơ quan thuế và cơ quan liên quan thì mới có thể sử dụng.

Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm hoa don dien tu, bản thân các DN không chỉ liên kết với mỗi cơ quan thuế mà với ngân hàng, người mua, người bán. Các ngân hàng có thể thực hiện hoá đơn điện tử nhưng với người mua, người bán thì vẫn còn quá khó, khiến cho việc triển khai thực hiện phần mềm hóa đơn điện tử diễn ra chậm. Thêm vào đó, các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm, các nhà mạng chưa đáp ứng điều kiện, bảo đảm cho hoạt động hóa đơn điện tử.