Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp phải những chức năng gì?

(Website nhà tài trợ: công ty kiến trúc nhà)
Một hệ thống quản lý khách sạn, hay gọi tắt là PMS (Property Management System), là một ứng dụng ngày càng hữu ích trong một số khách sạn cao cấp, trợ giúp người quản lý và nhân viên thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một ứng dụng PMS phù hợp, các bạn cần nắm rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp đó có thể thực hiện được việc gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?

PMS một giải pháp cho phần mềm khách sạn, trợ giúp những khách sạn, khu resort và các tài sản tương tự thực hiện các công việc và hoạt động hàng ngày. Phần mềm thường bao gồm một số công việc quản lý và quản trị, với một số ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn phải một hệ thống PMS?

Một phương án ứng dụng quản lý khách sạn ngày một quan trọng bởi lĩnh vực khách sạn hiện đại được đẩy mạnh qua công nghệ. Với một số nguồn đặt phòng có khả năng tới từ những kênh, giá nên được điều chỉnh thông minh cho việc quản lý doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến khi thanh toán, trả phòng cần được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Việc này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp ứng phó với các thách thức đó.
Một phần mềm quản lý khác sạn hoàn hảo sẽ cho phép nhân viên loại bỏ các thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không những thế, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

​

3. Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?

Mặc dù có rất một số đơn vị cung cấp hệ thống PMS trên lĩnh vực, vấn đề quan trọng là cần xác định một hệ thống có những tính năng hợp lý cho khách sạn của bạn. Dưới đây là một trong số tính năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng

Tính năng trước tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn nên có là khả năng xử lý các yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống tốt sẽ cho phép nhân viên đơn giản thực hiện các nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng

lĩnh vực công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như một số thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng một số dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu nhiều khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho nhiều chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi đến những khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn

Tiếp theo, vấn đề quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt một số tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm một số tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho một số đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng cần cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Thêm vào đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất nên có khả năng làm hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó đưa cho khách hàng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng những dịch vụ khách sạn trả phí nào.
d. Báo cáo

Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn nên bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh một số báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất cần thiết trong thị trường khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm phù hợp với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là phương pháp mà nhiều bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
4. Một số tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee

những tính năng chính của Ezibee:

• Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,

• Quản lý các bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,

• Quản lý khách hàng và một số công nợ,

• Quản lý kho hàng,

• Thống kê, báo cáo thích hợp.

Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách nhiều phòng trống, vị trí và giá những phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý những giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee hỗ trợ nhân viên lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý mọi khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục nhiều vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Phần mềm quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý một số tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý kiểm kê hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho bộ phận quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng nhiều để có phương hướng kinh doanh chính xác hơn.
Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng tỉ mỹ như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý một số công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm phải thu nhiều công nợ.
Đọc thêm: phần mềm quản lý bida
Tính năng xuất dữ liệu rõ ràng của Ezibee giúp khách sạn báo cáo tình trạng kinh doanh cụ thể cho nhà quản lý. Báo cáo có thể lựa chọn những số như ca làm việc, các dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình hình nhiều phòng và còn một số vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.