Xây dựng một quy trình làm việc như thế nào để hiệu quả

(Website nhà tài trợ: công ty kiến trúc nhà)
Workflow- Quy trình công việc là tập hợp các tác vụ hoặc trình tự cố định được thực hiện để hoàn thành quy trình nghiệp vụ hoặc công việc nào đó theo một bộ quy tắc được xác định trước.
Workflow có thể có nhiều cá nhận hoặc bộ phận phòng ban tham gia. Các workflow được xây dựng để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật… như là các các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông tin…

Các bước để xây dựng một workflow
1. Xác định nguồn dữ liệu ban đầu của bạn
Bước đầu tiên để thiết lập một workflow, bạn cần hiểu rõ quy trình hoạt động của công việc hiện tại như thế nào. Các công việc hiện tại được thực hiện bởi ai? Người phê duyệt các công việc đó là ai?

Cần xác định rõ các nguồn dữ liệu tạo nên quy trình là gì? Tổng hợp các thông tinh về biểu mẫu, nội dung trong quy trình. Trước khi lập workflow cần thống nhất với những người trực tiếp tham gia vào quy trình để tìm ra các vấn đề thường gặp trong hoạt động hiện tại và đưa ra phương pháp giải quyết tối ưu.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp CoDX

2. Liệt kê các nhiệm vụ cần được hoàn thành
Workflow được hiểu đơn giản là một chuỗi các nhiệm vụ liên tiếp nhau. Đối với một workflow phức tạp hơn sẽ có các nhiệm vụ song song hoặc liên kết trong một quy trình. Vì vậy để tối ưu workflow bạn cần hiểu rõ các nhiệm vụ, cấu trúc nhiệm vụ và các biểu mẫu dữ liệu nào sẽ được sử dụng trong nhiệm vụ đó.

3. Xác định người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
Sau khi xác định mục tiêu, hiểu rõ về cấu trúc nhiệm vụ, bước tiếp theo là xem xét đối tượng tham gia vào quy trình công việc. Một workflow thông thường ngoài các nhiệm vụ tự động chuyển sang bước tiếp theo khi hoàn thành còn có các nhiệm vụ cần có sự phê duyệt của ai đó trước khi tiếp hành bước tiếp theo.

Ở bước này, cần thiết lập tất cả các liên quan, trách nhiệm của người tham gia và những thông tin mà họ yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng. Vì vậy cần xác định rõ nhiệm vụ cụ thể, chi tiết của từng người và thiết lập trách nhiệm tương ứng.

4. Tạo sơ đồ quy trình làm việc để trực quan hóa quy trình
Sau khi hoàn thành 3 bước trên bạn có thể phác thảo sơ đồ quy trình công việc của mình. Bằng sơ đồ, bạn có thể dễ dàng thiết lập workflow một cách trực quan, sinh động và dễ hiểu.
Nếu không thông thạo với việc mô hình hóa, bạn có thể tham khảo các công cụ quản lý công việc đơn giản, cho phép bạn dễ dàng thiết lập các quy trình công việc.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý văn phòng điện tử cho doanh nghiệp

5. Kiểm tra quy trình công việc bạn đã tạo
Để đánh giá hiệu quả của một quy trình, khó có thể thực hiện bởi riêng mình bạn. Bạn cần sự thợp tác tham qua góp ý của những người có vai trò trong quy trình làm việc. Chạy thử nghiệm quy trình đó, từ đó xác định các vấn đề còn tồn đọng, loại bỏ các bước không cần thiết… Thu thập phản hồi, cải tiến, sửa đổi quy trình sẽ đem lại một workflow hiệu quả nhất.

6. Huấn luyện nhóm của bạn về quy trình làm việc mới
Khi áp dụng một phương pháp hoạt động mới vào trong doanh nghiệp thường mọi người có tâm lý ngại phải theo đổi. Vì vậy, để loại bỏ do dự và tạo sự tinh tưởng của mọi người cần xây dựng một chương trình đào tạo cụ thể. Chia sẽ quá trình xây dựng workflow sẽ giúp các nhân viên có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình và hiểu rõ vai trò của mình trong workflow đó.

7. Triển khai quy trình làm việc mới
Sau khi hoàn thành đào tạo và chạy thử nghiệm, quy trình workflow đã có thể sẵn sàng triển khai áp dụng. Ban đầu doanh nghiệp của bạn có thể triển khai cho từng bộ phận, từng nhóm nhỏ để đánh giá kết quả. Từ đó rút kinh nghiệm và điều chỉnh lần nữa trước khi triển khai cho toàn bộ tổ chức.